Comment rédiger un courrier de réclamation pour un service commercial ?

Tout le monde peut écrire une lettre de réclamation. D’ailleurs, il y a toujours une raison pour laquelle une personne doit l’envoyer à un certain destinataire. En effet, il existe par exemple une lettre qui présente une demande de restitution ou un litige. Mais en général, elle est fréquemment utilisée dans le domaine commercial. En d’autres termes, elle est parfois rédigée par des clients qui ne sont pas satisfaits d’un produit d’une société commerciale. Cependant, il y a quelques notions qu’il faut garder à l’esprit avant de la rédiger afin qu’il n’y ait aucune ambiguïté concernant la plainte.

Rédiger avec politesse !

Il existe de nombreux termes de politesse pour rédiger une lettre de réclamation. En effet, vous pouvez commencer la lettre par le nom et la fonction du destinataire au sein de l’entreprise commerciale. Sans oublier de l’accompagner du mot « Monsieur » ou « Madame » selon votre lecteur. D’autre part, afin de mieux s’exprimer avec courtoisie, il est important d’éviter les abréviations. Par ailleurs, il est nécessaire de soigner votre salutation et votre remerciement dans la lettre. D’autant plus que même si vous n’êtes pas satisfait du service commercial du destinataire, il est préférable de montrer que vous êtes un client respectueux. Une lettre écrite poliment a plus de chances d’être lue par le destinataire.

Une écriture simple, précise et bien présentée !

Une lettre de réclamation doit se caractériser par des phrases très courtes et surtout, elles doivent être simples. La raison en est que ces conseils garantissent que le destinataire ne s’ennuiera pas en lisant votre lettre. Il y a donc de fortes chances qu’il la lise jusqu’au bout. D’autre part, il est également important de mentionner précisément la raison de votre lettre. En d’autres termes, il ne faut pas écrire les détails, mais seulement ce qui est fondamental. Avec cette précision, vous serez rassuré que votre message est bien exprimé et compris par le lecteur.     

Les éléments d’une lettre de réclamation !

Il existe différents éléments qui doivent être mentionnés dans la lettre de réclamation. En effet, celle-ci doit respecter certaines formalités pour être professionnelle. Ainsi, il y a par exemple : la date et la signature. Cette dernière concerne le destinataire. D’autre part, elle doit aussi comporter les adresses de l’expéditeur et du lecteur. Ainsi, cela permet au destinataire de recevoir la lettre au bon endroit et de connaître son auteur. D’autre part, il convient de rédiger un petit résumé des raisons pour lesquelles vous avez envoyé la lettre. En outre, vous pouvez joindre à cette lettre une preuve qui justifie votre contestation.     

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